Как в 2-3 раза ускорить процессы в системе управления цепями поставок: совет эксперта
Умение быстро перестроиться, адаптироваться к ситуации, оперативно принять и реализовать решение в цикле УЦП — важнейшие характеристики, которые обеспечивают надежность системы поставок и способность создавать добавочную ценность для клиента в условиях рыночной неопределенности.
10 практических методов ускорения:
1 Предквалификация поставщиков
У любой крупной компании есть 50-100 категорий закупаемых товаров, работ, услуг. По каждой важно собрать пул потенциальных поставщиков, которые устраивают нас и способны выполнить заказ. Формирование реестров поставщиков по категориям позволяет быстро обратиться к ним при возникновении потребности, эти поставщики уже знакомы с требованиями заказчика и поэтому быстрее откликаются на запросы. Данная мера способна до 2 раз ускорить цикл закупок.
2 Гибкие матрицы согласования сделок
Странно видеть, что маршруты согласования сделок во многих компаниях одинаковые, что при поставке АХО, что при заказе технологического оборудования. Важно настроить гибкую матрицу согласования, которая зависит от категории, масштаба сделки, статуса контрагента, срочности заказа. В одних случаях на маршруте будут 2-3 участника, в других 7-8 и это нормально
3 Согласование с мобильных устройств
Можете ли вы запустить сделку на согласование или поставить акцепт, пока стоите в пробке или ожидаете посадки в самолет? Важно иметь такую возможность всем участникам цикла согласования сделок в компании. Для этого используйте мобильные приложения современных СЭД или настройте интеграцию с мессенджерами (Telegram, Max).
4 Шаблонизация
Создайте и поддерживайте актуальный список всех шаблонов документов: договоры поставки/перевозки, претензионные письма, запросы документов у контрагента. Число утвержденных шаблонов может составлять несколько десятков, но вы будете избавлены от мук творчества, когда каждый участник коллектива пишет обращения долго и на собственный лад.
5 Запускайте в работу ИИ-агентов
Сегодня доступно много платных и бесплатных решений, которые работают в режиме no-code и позволяют настроить программных агентов для заполнения полей, переноса данных между системами, быстрого формирования писем на основе шаблонов, для проверки документов. ИИ-агенты должны быть на службе любой компании — это путь к ускорению процессов.
6 Вводите практику воркшопов
Заменяйте стандартные совещания на более современные формы регулярного менеджмента, такие как воркшопы, где за пару часов вам надо не только договориться по всем пунктам, но и составить рабочие формулировки к документам, определиться с параметрами ТЗ и разрешить спорные вопросы.
7 Заменяйте регламенты на RACI-карты
Их делать быстрее, работают они лучше и вызывают больше доверия у участников процесса. Речь идет про карты распределения ответственности по четырем ролям: R — responsible (ответственный за исполнение), A — accountable (принимающий работу), C — control (контролирующий), I — informed (информируемый о результате).
8 Легализуйте Fast-tracking
А именно маршруты событий для срочных и аварийных ситуаций, например, срочной доставки груза или срочной закупки. Внесите правила обработки срочных заказов в локальную нормативную документацию, сделайте обвязку ИТ-решениями.
9 Увеличьте долю партнерств
При работе с контрагентами, когда вам не нужно постоянно проводить тендеры и согласования сделок, вместо этого вы фиксируете цены на несколько месяцев или формируете ценовую формулу, которая позволяет работать с контрагентом по несколько лет без дополнительных конкурсов.
Нормируйте все операции в компании
Рассчитайте хронометраж операций, добавьте бенчмарки и целевые значения, сделайте дашборды скорости. Параметры улучшатся, как только начнете их замерять.
Материал подготовлен экспертом по закупкам, директором по консалтингу Bidzaar, а также профессором практики НИУ ВШЭ Виктором Коданевым специально для канала “Логистика без границ”.
